Stellenausschreibung Mitarbeiter*in Backoffice (m/w/d)

Start: 1.9.2026/ Beschäftigungsart: Teilzeit (15 Std. pro Woche/ 3 Tage) / Arbeitsort: Hybrides Arbeiten möglich

Über die Stelle

Das ICA sucht eine zuverlässige, organisationsstarke Person für das Backoffice des Coachinginstituts. Die Stelle umfasst zwei Hauptbereiche: die administrative Betreuung der ICA-Ausbildungen und Weiterbildungen sowie die Unterstützung von RiedelBeratung. Du bist zentrale Anlaufstelle für Interessent*innen und Teilnehmende, begleitest den gesamten Prozess von der ersten Anfrage bis zur Zertifizierung und sorgst im Hintergrund dafür, dass Kommunikation, Organisation und administrative Abläufe reibungslos funktionieren.

Aufgabenbereich:

  • Kommunikation & Interessent*innenbetreuung (z.B. E-Mail-Kommunikation, Terminkoordination, Anmeldeprozess inkl. Formulare und Listenpflege)
  • Onboarding & Modulbegleitung (z.B. Organisation von Rechnungen, Materialien und Kommunikation rund um unsere Aus- und Weiterbildungen, Koordination des Abschlussprozesses, Erstellung von Zertifikaten usw.)
  • Verwaltung & Finanzen (z.B. Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen für das Steuerbüro, Mahnwesen)
  • Fristgerechte Beantragung/Meldung von z. Bildungszeit sowie Unterstützung bei Rezertifizierungen, sowie Terminplanung mit Dozent*innen.

Anforderungsprofil:

  • Ggf. abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Office-Bereich
  • Sicherer Umgang mit verschiedenen Tools  wie z.B. Google Workspace (Drive, Mail, Kalender)
  • Erfahrung mit Canva sowie idealerweise WordPress/Elementor
  • Grundverständnis für einfache buchhalterische Abläufe (Belegorganisation, Zahlungsübersicht)
  • Freude an Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen, schriftlich wie mündlich
  • Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
  • Idealerweise Interesse oder Vorerfahrung im Bildungs-, Coaching- oder Beratungskontext
  • Erfahrung mit Social-Media-Content (Instagram, YouTube) von Vorteil

Wir bieten

Wir bieten ein wertschätzendes kollegiales Team mit flachen Hierarchien und direkter Zusammenarbeit mit der Institutsleitung. Einblicke in die Coaching-/Weiterbildungsbranche mit Raum für eigene Ideen. Flexible Arbeitszeiten mit Homeoffice-Möglichkeit und einefaire, der Verantwortung entsprechende Vergütung.

Bewerbung:

Ansprechpartner: Mathias Riedel

Bewerbung per E-Mail an: office@ica-berlin.de

Bewerbungsfrist: 2.8.2026